Menerapkan tip-tip berikut dapat membantu kamu menghindari potensi kegagalan ketika mengatur pertemuan bisnis online pertama kamu.

1. Meeting ID

Meskipun Zoom memungkinkan kamu menjadwalkan rapat, kamu mungkin lebih mudah menggunakan ID rapat/Meeting ID. ID ini dapat digunakan berulang kali, menghilangkan kebutuhan untuk mengatur ruang baru untuk setiap pertemuan. Anggota tim dapat menyimpan kode ini untuk referensi untuk setiap pertemuan yang direncanakan. Kamu dapat menjadwalkan rapat di kalender perusahaan kamu dan memulai rapat tanpa harus menjadwalkannya di Zoom.

2. Chats

Saat menggunakan Zoom untuk rapat video atau audio, kamu juga dapat menggunakan fitur obrolan untuk olahpesan cepat. Pesan dapat dikirim ke seluruh grup atau secara pribadi ke satu individu. Ini memungkinkan komunikasi berlanjut tanpa mengganggu pembicara.

Saluran obrolan juga dapat dibuat untuk digunakan di luar rapat. Ini dapat dikategorikan untuk kelompok atau tujuan yang berbeda dan diberi nama sesuai. File, gambar, dan tangkapan layar dapat dibagikan di sini untuk referensi dalam pertemuan mendatang atau untuk membawa kembali sesuatu dari pertemuan sebelumnya.

3. Host Controls

Mampu mengarahkan rapat dari jarak jauh bisa jadi merupakan hal yang rumit. Zoom menyediakan kontrol host untuk membantu membuat rapat berjalan lancar. Host rapat memiliki opsi untuk mengontrol pengaturan audio, video, dan berbagi layar peserta. Peserta dapat mengubah preferensi mereka sendiri, tetapi meyakinkan bagi tuan rumah untuk mengetahui bahwa mereka memiliki kemampuan mengelola kelompok mereka.

Jika Host memilih untuk membisukan semua peserta lain kecuali diminta, fitur "angkat tangan" dapat diterapkan. Sama seperti jika kamu berada di ruang kelas, perintah tombol ini memungkinkan peserta untuk memberi tahu pembicara bahwa mereka memiliki pertanyaan atau komentar untuk disumbangkan. Fitur ini mencegah gangguan yang tidak dibutuhkan dan mengganggu yang dapat menggagalkan atau menyeret keluar rapat.

Host juga dapat mengaktifkan berbagi layar secara bersamaan.

4. Berbagi layar secara bersamaan

Berkolaborasi dalam suatu presentasi menjadi lebih mudah dengan kemampuan berbagi layar Zoom. Tuan rumah rapat dapat memungkinkan banyak peserta untuk membagikan layar mereka berdasarkan kebutuhan tim mereka. Dokumen dapat dibandingkan secara waktu nyata, presentasi dapat diberikan dengan banyak lapisan dan banyak lagi. Ini setara dengan digital untuk mendistribusikan sumber daya di ruang rapat.

Untuk pertemuan yang lebih ringan untuk membangun tim atau meningkatkan moral, pertimbangkan untuk menggunakan berbagi layar untuk kegiatan pemecah kebekuan. Minta peserta untuk membuat gambar cepat di komputer mereka dan membandingkannya satu sama lain dalam kontes konyol. Anggota baru dapat dengan mudah berbagi gambar kehidupan pribadi mereka sehingga anggota tim lainnya dapat mengenal mereka dengan lebih baik.

5. Tampilan speaker aktif

Teknologi panggilan video Zoom menyediakan tampilan pengeras suara aktif. Perangkat lunaknya mendeteksi pengguna mana yang berbicara dan mengubah layar ke jendela mereka. Ini, secara teori, memungkinkan transisi yang mulus antara kontributor. Jika terlalu banyak orang berbicara dan fitur ini menjadi sombong, kamu dapat dengan cepat menonaktifkannya dengan memilih peserta tertentu untuk mengunci layar kamu. Berfokus pada Host, bahkan ketika orang lain berkomentar, dapat menciptakan suasana online yang tampaknya paling mirip dengan pertemuan di kehidupan nyata.

Untuk Leader/Pemimpin rapat, tampilan galeri memungkinkan kamu melihat hingga 25 layar sekaligus, memungkinkan kamu untuk melihat seluruh tim sekaligus.

6. Paket dasar vs. pro

Alat Zoom yang digunakan bebas berfungsi dengan baik, dengan pengecualian satu peringatan. Rencana dasar hanya memungkinkan pertemuan hingga 40 menit. Upgrade ke paket pro berbayar memberi kamu batas 24 jam - lebih dari cukup waktu - jika kamu berencana membutuhkan lebih dari yang diizinkan oleh paket Dasar. Ini juga luar biasa untuk menjalankan bisnis kamu ketika kamu tidak memiliki wifi.

Jika kamu merasa hanya perlu 40 menit atau kurang untuk rapat, kamu tidak perlu khawatir untuk meningkatkan rencana. Zoom memungkinkan semua penggunanya menjadi tuan rumah pertemuan tanpa batas dengan hingga 100 peserta. Fitur lain dari paket Dasar, seperti yang disebutkan di atas, adalah rekaman lokal dari pertemuan kamu, fitur 'mengangkat tangan' yang bagus, dan berbagi layar secara simultan di antara para peserta.

Selain penjatahan waktu rapat yang diperpanjang, paket pro juga menawarkan penyimpanan awan 1 GB untuk rekaman, ID rapat pribadi yang disesuaikan, dan paket tambahan tambahan. Untuk perusahaan besar, rencana bisnis dan perusahaan memungkinkan lebih banyak peserta dan lebih banyak tuan rumah.

Rujukan : Entrepreneur.com